Polityka prywatności Warsztatu Fryzur Męskich

Wersja z dnia 23.10.2026.

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystasz ze strony warsztatfryzurmeskich.pl, z adresu wfm.wroclaw.pl, z aplikacji mobilnej Warsztatu Fryzur Męskich oraz gdy umawiasz wizytę w naszych salonach. Piszemy ją tak, żeby odpowiadała temu, co serwis faktycznie robi. Zasady używania plików cookies opisuje szczegółowo osobna Polityka cookies, a zasady korzystania z serwisu Regulamin.

1. Administrator danych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Wyczesany Warsztat spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Legnicka 57P, 54-203 Wrocław, KRS 0000796536, NIP 8943143711 (dalej: „my”).
2. Jesteśmy administratorem danych klientów wszystkich naszych salonów, do których można umówić wizytę przez serwis.
3. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres kontakt@wyczesany.com albo na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ przepisy nie nakładają na nas takiego obowiązku.

2. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie

2.1. Rezerwacja wizyty i Twoje konto

Gdy rezerwujesz wizytę, podajesz numer telefonu (potwierdzasz go kodem SMS), oraz imię. W systemie rezerwacji zapisujemy też Twoje wizyty: salon, usługę, barbera, termin, cenę i historię wizyt, w tym odwołania i nieobecności.

Przetwarzamy te dane, żeby:

• przyjąć i obsłużyć rezerwację, przypomnieć Ci o wizycie SMS-em, umożliwić zmianę terminu i odwołanie oraz prowadzić Twoje konto („Moje konto”). Podstawa: wykonanie umowy, której jesteś stroną, i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• stosować zasady dotyczące nieobecności i zadatku opisane w Regulaminie. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie przed blokowaniem terminów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie numeru telefonu i imienia jest dobrowolne, ale bez nich nie można zarezerwować wizyty online. Wizytę możesz zawsze umówić telefonicznie lub w salonie.

Potwierdzenie adresem e-mail. Jeśli nie możemy wysłać Ci kodu SMS (na przykład masz numer zagraniczny albo kod nie dochodzi), potwierdzasz rezerwację adresem e-mail: wysyłamy na niego 4-cyfrowy kod, a po umówieniu wizyty wiadomość z jej szczegółami i linkiem do odwołania. Adres e-mail trafia wtedy razem z numerem telefonu i imieniem do systemu rezerwacji. Żeby chronić serwis przed nadużyciami (masowym wysyłaniem kodów), zapisujemy w naszej bazie na dobę: nieodwracalny skrót adresu e-mail, nieodwracalny skrót adresu IP, skrót kodu, jego ważność i liczbę prób. Samego adresu e-mail, adresu IP ani kodu w tej bazie nie przechowujemy. Taka rezerwacja działa w trybie gościa: bez logowania na konto, więc nie widzisz w serwisie historii wizyt ani kart lojalnościowych. Podstawa: wykonanie umowy i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie ochrony przed nadużyciami nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.2. Program lojalnościowy i program poleceń

Jeśli korzystasz z programu lojalnościowego, zapisujemy przy Twoim koncie naliczone i wykorzystane środki oraz ich terminy ważności. Jeśli polecił Cię znajomy, zapisujemy jego numer telefonu, żeby przyznać rabat Tobie i jemu. Podstawa: wykonanie umowy o udział w programie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec osoby polecającej, której numer podał nowy klient, nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu programu poleceń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Szczegóły programu opisuje Regulamin programu lojalnościowego.

2.3. Ocena skuteczności reklam (dziennik rezerwacji)

W naszej bazie danych prowadzimy dziennik rezerwacji. Każdy wpis zawiera: salon, termin, numer wizyty w systemie rezerwacji, to, czy jesteś nowym, powracającym czy nieustalonym klientem, pseudonim numeru telefonu (nieodwracalny skrót utworzony tajnym kluczem, bez samego numeru), informację, czy wyraziłeś zgodę marketingową, oraz rodzaj urządzenia, z którego zarezerwowałeś (telefon, tablet lub komputer — rozpoznany po przeglądarce; innych danych o urządzeniu nie zapisujemy). Dzięki temu wiemy, ile rezerwacji przynosi serwis i ilu nowych klientów przychodzi do salonów. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w ocenie skuteczności działań marketingowych i planowaniu pracy salonów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Tylko jeśli wyraziłeś zgodę na cele marketingowe, do wpisu dołączamy informację, z której kampanii i reklamy (Meta, Google lub TikTok) wszedłeś na stronę, a jeśli nie z reklamy — z jakiej strony (np. wyszukiwarki lub Instagrama; sama nazwa strony, bez adresu podstrony) albo że wszedłeś bezpośrednio. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej).

Pseudonim nie pozwala nam ani nikomu innemu odczytać Twojego numeru. Służy wyłącznie do rozpoznania, czy ta sama osoba zarezerwowała wizytę ponownie.

Liczymy też anonimowo, do którego kroku rezerwacji (wybór usługi, terminu, potwierdzenie numeru, rezerwacja) dochodzą odwiedzający, żeby wiedzieć, gdzie rezerwacja sprawia kłopot. Zapisujemy wyłącznie dzień, krok, salon, rodzaj urządzenia (telefon, tablet, komputer albo aplikacja) i — tylko po Twojej zgodzie marketingowej — kanał wejścia. Nie zapisujemy numeru telefonu, imienia, adresu IP ani niczego w Twojej przeglądarce; wpisów nie da się powiązać z Tobą. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.4. Pliki cookies, analityka i reklamy

Niezbędne pliki cookies (zapamiętanie Twojego wyboru zgód i utrzymanie zalogowania) stosujemy, bo bez nich serwis nie działa. Podstawa: art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiamy wyłącznie po Twojej zgodzie. Domyślnie są wyłączone. Korzystamy z:

• Menedżera tagów Google, Google Analytics i Google Ads: do mierzenia ruchu w serwisie, liczby rezerwacji i skuteczności reklam;
• piksela Meta (Facebook, Instagram): do mierzenia skuteczności reklam i docierania z reklamami do osób, które odwiedziły serwis;
• piksela TikTok: w tych samych celach, jeśli prowadzimy reklamy w TikToku.

Po Twojej zgodzie marketingowej możemy też przekazywać informację o dokonanej rezerwacji (w tym to, czy jest to Twoja pierwsza wizyta u nas) do Google, Meta i TikTok — bezpośrednio z naszego serwera (tzw. konwersje po stronie serwera) albo przez Menedżera tagów w Twojej przeglądarce, razem z Twoim numerem telefonu w postaci zahaszowanej, czyli nieodwracalnie przekształconej. Platforma porównuje go z własnymi danymi, żeby sprawdzić, czy wizyta wynikła z reklamy; nie otrzymuje samego numeru. Imienia nie przekazujemy nigdy.

Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

W zakresie zbierania danych przez piksel Meta na naszej stronie i przekazywania ich do Meta jesteśmy współadministratorem razem z Meta Platforms Ireland Limited. Za dalsze przetwarzanie tych danych odpowiada Meta jako odrębny administrator. Zasady współadministrowania i prawa, które możesz realizować bezpośrednio wobec Meta, opisuje strona facebook.com/legal/controller_addendum.

2.5. Dowód Twoich zgód

Gdy wybierasz zgody w okienku cookies, zapisujemy: losowy identyfikator przeglądarki, wersję treści zgody, zaznaczone kategorie, moment decyzji i nazwę przeglądarki. Nie zapisujemy adresu IP i nie łączymy tego zapisu z Twoim kontem. Podstawa: obowiązek wykazania, że zgoda została wyrażona (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO).

2.6. Usunięcie konta i inne wnioski dotyczące danych

Gdy zgłaszasz usunięcie konta lub inny wniosek dotyczący danych, zapisujemy numer telefonu lub adres e-mail, datę zgłoszenia, datę wykonania i osobę, która je wykonała. Podstawa: obowiązek realizacji Twoich praw i rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 12, art. 17 i art. 5 ust. 2 RODO).

2.7. Opinie, mapy i lokalizacja

Serwis wyświetla opinie o naszych salonach z Map Google, w tym imiona i zdjęcia profilowe ich autorów, tak jak są publicznie dostępne w Google. Treść opinii i zdjęcia autorów pobiera z Google nasz serwer, więc Twoja przeglądarka nie łączy się przy tym z Google. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w prezentowaniu opinii klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Mapa Google ładuje się dopiero po kliknięciu „Pokaż mapę”.

W rezerwacji przy salonach pokazujemy małe mapki okolicy narysowane z danych OpenStreetMap (© autorzy OpenStreetMap, dane na licencji ODbL, openstreetmap.org/copyright). Mapki to zwykłe obrazki z naszego serwera, więc Twoja przeglądarka nie łączy się przy nich z OpenStreetMap.

Gdy w rezerwacji dotkniesz „Pokaż salony od najbliższego”, przeglądarka lub telefon zapyta Cię o zgodę na lokalizację. Odległość do salonów liczy Twoje urządzenie; Twojego położenia nie wysyłamy do siebie ani nikomu innemu i nie zapisujemy go.

2.8. Logi serwera i bezpieczeństwo

Przy każdym wejściu na stronę serwer hostingu zapisuje techniczne dane o zapytaniu, w tym adres IP. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.9. Kontakt z nami

Jeśli piszesz do nas e-mailem lub dzwonisz, przetwarzamy dane potrzebne do odpowiedzi i rozpatrzenia sprawy, w tym reklamacji. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy reklamacjach także obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

2.10. Lista klientów w reklamach Meta

Jeśli byłeś u nas na wizycie, przekazujemy Twój numer telefonu do Meta Platforms Ireland Limited w postaci zahaszowanej, czyli nieodwracalnie przekształconej. Robimy to, żeby nie pokazywać Ci reklam skierowanych do nowych klientów, a jeśli dawno Cię u nas nie było, żeby móc przypomnieć się reklamą na Facebooku i Instagramie. Meta porównuje skrót z danymi swoich użytkowników; nie dostaje samego numeru, imienia ani historii wizyt. Listę aktualizujemy codziennie. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w marketingu własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym zakresie jesteśmy współadministratorem razem z Meta (pkt 2.4). Możesz w każdej chwili sprzeciwić się temu, pisząc na kontakt@wyczesany.com; usuniemy Twój numer z listy najpóźniej przy następnej aktualizacji.

3. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowywane dłużej, bo wymaga tego prawo lub są potrzebne do obrony przed roszczeniami, ograniczamy do niezbędnego minimum.

4. Komu przekazujemy dane

Twoje dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne, i tylko w niezbędnym zakresie. Podmioty, które przetwarzają dane na nasze zlecenie, robią to na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie:

• Altegio Europe KFT (Budapeszt, Węgry): system rezerwacji, w którym prowadzimy kalendarze salonów, dane klientów i historię wizyt; serwery w Unii Europejskiej;
• operatorzy bramki SMS, przez których system rezerwacji wysyła kody SMS, potwierdzenia i przypomnienia o wizytach: PROMOHUB sp. z o.o. (operator serwisu SMS-fly, Warszawa) oraz Fromni (Finlandia);
• Vercel Inc. (USA): hosting serwisu; serwer serwisu działa w regionie Frankfurt (Niemcy);
• Neon Inc. (USA): baza danych serwisu (dziennik rezerwacji, dowody zgód, zgłoszenia usunięcia konta, skróty służące do potwierdzenia e-mailem); serwer we Frankfurcie (Niemcy);
• Resend, Inc. (USA): wysyłka wiadomości e-mail z kodem potwierdzającym i ze szczegółami wizyty, gdy potwierdzasz rezerwację adresem e-mail;
• Google Ireland Limited (Irlandia): Menedżer tagów Google i Google Analytics, wyłącznie po Twojej zgodzie, oraz pobieranie opinii i map.

Podmioty, które otrzymują dane jako odrębni administratorzy (wyłącznie po Twojej zgodzie marketingowej):

• Google Ireland Limited (Irlandia): Google Ads;
• Meta Platforms Ireland Limited (Irlandia): reklamy w Facebooku i Instagramie (w zakresie piksela jako współadministrator, pkt 2.4) oraz lista klientów (pkt 2.10);
• TikTok Technology Limited (Irlandia): reklamy w TikToku.

Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo, oraz podmiotom świadczącym nam usługi prawne, w zakresie potrzebnym do ochrony naszych praw.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane w systemie rezerwacji przechowujemy w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy (Vercel, Neon, Resend, Google, Meta, TikTok) mają siedzibę lub podmioty powiązane poza EOG, w szczególności w USA, więc dane mogą być tam przekazywane lub być stamtąd dostępne. W takim wypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 45 i art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na kontakt@wyczesany.com.

6. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO), w tym usunięcia konta w serwisie lub aplikacji,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych, które nam przekazałeś, jeśli przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celu oceny skuteczności reklam, także wobec marketingu bezpośredniego, w tym listy klientów w reklamach Meta (pkt 2.10) (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żeby skorzystać z praw, napisz na kontakt@wyczesany.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Żeby nie ujawnić danych osobie nieuprawnionej, możemy poprosić o potwierdzenie, że numer telefonu należy do Ciebie (np. kodem SMS).

7. Usunięcie konta

Konto możesz usunąć w serwisie, w aplikacji mobilnej albo pisząc na kontakt@wyczesany.com. Po zgłoszeniu usuwamy Twoją kartę klienta w systemie rezerwacji wraz z historią wizyt oraz pseudonim numeru telefonu i źródło reklamy w dzienniku rezerwacji. Usunięcie wykonujemy najpóźniej w ciągu 30 dni i potwierdzamy je. Przyszłe wizyty zostają odwołane, a niewykorzystane środki w programie lojalnościowym przepadają. Zachowujemy jedynie zapis samego zgłoszenia (pkt 2.6) oraz dane, których przechowywania wymaga prawo.

8. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Oznaczenie w dzienniku rezerwacji, czy jesteś nowym, czy powracającym klientem, służy statystyce, a po Twojej zgodzie marketingowej przekazujemy je także do Meta i Google, żeby reklamy trafiały do osób, które jeszcze u nas nie były. Po Twojej zgodzie marketingowej Google, Meta i TikTok mogą wykorzystywać dane do dopasowania wyświetlanych Ci reklam zgodnie ze swoimi zasadami.

9. Osoby niepełnoletnie

Serwis nie jest kierowany do dzieci. Rezerwację dla dziecka dokonuje zwykle rodzic lub opiekun, podając swoje dane. Zgody na cele marketingowe nie powinna wyrażać osoba poniżej 16 lat.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie, logowanie kodem SMS zamiast hasła, zabezpieczone ciasteczko sesji niedostępne dla skryptów strony, pseudonimizację numeru telefonu w dzienniku rezerwacji i ograniczony dostęp pracowników do danych.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem warsztatfryzurmeskich.pl/polityka-prywatnosci/, z datą ostatniej zmiany. O istotnych zmianach informujemy w serwisie, a posiadaczy konta dodatkowo SMS-em lub w aplikacji.